I registri contabili che devono essere obbligatoriamente tenuti da chi esercita un’attività d’impresa in contabilità ordinaria (libro giornale, libro inventari, scritture ausiliarie di magazzino, registro dei beni ammortizzabili e registri IVA), come tutte le tipologie documentali, sono sempre più spesso oggetto di processi di digitalizzazione e per questa ragione negli ultimi anni si è assistito ad un adeguamento dell’impianto normativo per riconoscerne pieno valore giuridico e probatorio, anche nel caso di memorizzate su supporti informatici, regolandone gli aspetti di formazione, tenuta e conservazione nei differenti ambiti di applicazione.

La tenuta e conservazione dei libri e registri contabili

L’art. 7, c. 4-quater, D.L. 357/1994, come modificato dal D.L. 73/2022, in ottica di semplificazione, stabilisce che si possa procedere con la tenuta e la conservazione con sistemi elettronici, per tutti i tipi di registri considerandoli in ogni caso regolari anche in assenza di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione digitale nei termini di legge. A tal fine, la norma specifica che si debba garantire in sede di accesso, ispezione o verifica da parte dell’autorità fiscale che tali registri:

• risultino aggiornati sui supporti elettronici, e
• siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

In precedenza, erano già state introdotte alcune semplificazioni, anche se non pienamente recepite dall’Agenzia delle Entrate (interpello n. 236 del 09.04.2021 e ris. n. 16/E del 28.03.2022) che aveva affermato come le norme in tema di conservazione e di tenuta e conservazione dei documenti contabili, risultassero concetti e adempimenti distinti seppur posti in continuità.

Le modifiche apportate dal D.L. 73/2022, hanno quindi definitivamente superato la posizione restrittiva dell’Agenzia delle Entrate, stabilendo che la regolarità dei registri contabili elettronici venga estesa non solo al profilo della tenuta, ma anche a quello della conservazione.

Conservazione digitale dei registri contabili alla prova dei controlli

In tema di conservazione dei registri contabili, il D.L.73/2022, come sopra descritto, in realtà introduce solo una apparente semplificazione, introducendo il principio che i registri contabili sono regolarmente tenuti e conservati se archiviati elettronicamente, anche non applicando il processo di conservazione digitale, a condizione che i contribuenti siano in grado di dimostrare in sede di accesso ispezione dell’Agenzia delle Entrate che gli stessi siano aggiornati sui sistemi elettronici e vengano stampati a richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

Con questa semplificazione, viene in pratica sostituito un processo digitale con piena valenza probatoria come la conservazione digitale, che prevede l’apposizione di firma e della marcatura temporale, con la mera stampa dei registri al momento la verifica fiscale.

Considerata la continua evoluzione digitale dei processi aziendali, si ritiene che, per garantire un completo riconoscimento dei documenti con valenza fiscale, l’utilizzo del processo di conservazione digitale risulti più in linea con la normativa civilistica.

Le diverse modalità di determinazione e versamento dell’imposta di bollo

Analizzando le modalità e i termini per l’assolvimento dell’imposta di bollo per la stampa dei registri contabili obbligatori per legge, è necessario procedere nei seguenti termini:

• euro 16,00 ogni 100 pagine per le società di capitali;
• euro 32,00 ogni 100 pagine per tutte le altre categorie di soggetti.

Per quanto riguarda le modalità di pagamento dell’imposta di bollo sono previste differenti modalità di assolvimento se i registri sono tenuti con sistemi meccanografici, e stampati su supporto cartaceo, oppure con modalità informatica, venendo poi posti in conservazione sostitutiva.

Nello specifico, nel caso di registri contabili trascritti su supporto cartaceo, l’imposta di bollo deve essere versata (art. 3 D.P.R. 642/1972 e art. 16 Tariffa, Parte I, allegata al D.P.R. 642/1972):

• con pagamento dell’apposito contrassegno cartaceo da apporre sui registri contabili, oppure
• mediante pagamento di modello F23 utilizzando il codice tributo “458T”.

Se si è invece in presenza di registri tenuti in modalità informatica il tributo è dovuto ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse ed il pagamento deve avvenire, in base a quanto stabilito dall’art. 6 D.M. 17.06.2014:

• con modalità telematica, mediante F24 utilizzando il codice tributo “2501”;
• entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Come regolarizzare il versamento dell’imposta di bollo su registri contabili

Nell’ipotesi in cui vengano commesse irregolarità nell’assolvimento di quanto dovuto dai soggetti tenuti ad adempiere all’imposta di bollo, la posizione potrà essere sanata ordinariamente mediante l’istituto del ravvedimento operoso.

Le sanzioni previste per chi non corrisponde, in tutto o in parte, il bollo dovuto sin dall’origine è soggetto ad una sanzione amministrativa dal 100 al 500% dell’imposta o della maggiore imposta.

Pertanto, chi si trovi ad aver errato nel versamento in esame potrà rimediare pagando quanto dovuto come riportato dalla seguente tabella di riepilogo: