Con l’inizio del 2022 sono entrate in vigore le nuove regole sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Le nuove Linee Guida Agid hanno l’obiettivo di aggiornare il quadro normativo e tecnologico finora definito dalle attuali regole tecniche (D.lgs. 82/2005 CAD) realizzando un unicum normativo, fornendo una linea guida unica con riferimento alla formazione, gestione e conservazione di documenti informatici.

Le novità introdotte dalle nuove Linee Guida Agid

Le Linee Guida Agid regolano i seguenti aspetti:

• Generazione dei documenti informatici: vengono definite le regole da rispettare per la generazione di documenti informatici ed i metodi da utilizzare per garantire l’integrità e l’immodificabilità del contenuto del documento informatico;
• Digitalizzazione dei documenti: sono previsti obblighi di certificazione del processo di digitalizzazione dei documenti analogici in determinate circostanze;
• Gestione dei documenti informatici: vengono disciplinati alcuni aspetti organizzativi, come il protocollo e la classificazione dei documenti elettronici, il manuale di gestione documentale, il piano di conservazione e le regole di sicurezza;
• Conservazione elettronica: sono previsti nuovi requisiti in relazione agli standard di interoperabilità, al responsabile della conservazione, al manuale di conservazione, alla struttura dell’archivio, allo scarto dei documenti e ai metadati associati al documento informatico.

Il ruolo del responsabile della conservazione

Tra le principali novità c’è il ruolo del responsabile della conservazione, spesso sottovalutato in azienda, a cui le Linee Guida attribuiscono una specifica responsabilità civilistica dei processi di conservazione e titolarità del manuale della conservazione.

Di fatto quindi non basta, come avviene ora, nominare sulla carta un responsabile della conservazione, ma è necessario che quest’ultimo ponga in essere tutta una serie di attività di controllo che siano in grado di monitorare le attività di conservazione anche se tali attività vengono realizzate da un conservatore esterno.

I punti critici delle nuove Linee Guida Agid: metadati e certificazione

I principali aspetti critici nell’implementazione delle nuove Linee Guida per le imprese riguardano:

• la sezione dei «metadati» che dovrebbero accompagnare il documento informatico per favorire la trasparenza e l’interoperabilità tra vari sistemi di conservazione;
• le modalità operative per ottenere la certificazione di processo che garantisca, in caso di dematerializzazione massiva di documenti analogici, la corrispondenza del contenuto e della forma della copia informatica con l’originale analogico.

In particolare, i «metadati» sono stati definiti su specifici contesti per le Pubbliche amministrazioni mancando, per i documenti del settore privato, un corretto raccordo con i dati minimi previsti dal DM 17 giugno 2014. Su questo tema è stato istituito un tavolo tecnico con l’obiettivo di semplificare la gestione dei documenti aventi natura fiscale.

Servizio di conservazione Sogei in scadenza o scaduto: convenzione da rinnovare

Sempre in tema di conservazione digitale dei documenti fiscali si evidenza che le imprese che tra la fine del 2018 e l’inizio del 2019 hanno aderito al servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate dovranno procedere con il rinnovo, in quanto l’accordo triennale non prevedeva tacito rinnovo.

La necessità di rinnovare l’adesione alla conservazione vale solamente per chi ha aderito alla conservazione prima dell’adozione del nuovo testo di accordo (vers. 3.0 del 4 giugno 2021), mentre per le adesioni successive (incluse i rinnovi) il nuovo testo di accordo ne prevede l’efficacia fino a revoca.