L’Agenzia delle Entrate ha recentemente risposto a un interpello (n. 447 del 13 ottobre 2023) fornendo importanti chiarimenti sulle modalità di correzione da adottare in caso di inconsapevole duplicazione di fatture elettroniche attive.
Il caso oggetto di interpello: la causa della duplicazione dell’invio di una fattura estera
Il caso specifico riguardava una società italiana che aveva emesso fatture elettroniche per un cliente residente nei Paesi Bassi e alcune sue stabili organizzazioni nel periodo 2022-2023. Invece di inviare copie di cortesia, la società aveva inserito i dati delle stesse fatture su un portale utilizzato dal cliente per la contabilità. Tuttavia, il portale aveva inviato le stesse fatture al Sistema di Interscambio (SdI) senza che la società lo sapesse, duplicandole.
Sebbene, solitamente il Sistema di Interscambio (SdI) sia in grado di individuare fatture duplicate, nella situazione specifica, il SdI non è stato in grado di impedire l’invio dei documenti duplicati a causa delle differenze nella denominazione delle fatture e dei loro duplicati, inviati da due intermediari distinti.
Le ordinarie modalità di regolarizzazione e la semplificazione introdotta dall’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate, specifica che qualora la duplicazione dei documenti riguardi operazioni differenti, la società è tenuta agli ordinari obblighi di registrazione, dei predetti duplicati nei rispettivi periodi d’imposta, con i connessi impatti sulle liquidazioni periodiche e sulla dichiarazione annuale, oltre a quelli sanzionatori che la tardiva registrazione implicherebbe, mentre, come nel caso dell’interpello in cui le fatture duplicate si riferiscono alla stessa operazione è possibile procedere secondo una procedura semplificata descritta dall’Agenzia delle Entrate.
Nel caso in cui le fatture duplicate si riferiscono alla stessa operazione, l’errore può essere sanato tramite la registrazione, nel periodo di imposta corrente, di tutti i duplicati emessi e, contestualmente, lo storno degli stessi mediante l’emissione di nota di variazione secondo le regole stabilite dall’art. 26 del decreto IVA.
La compilazione della nota di credito cumulativa
L’Agenzia delle Entrate, descrive pertanto la corretta procedura “semplificata” per regolarizzare l’invio di fatture duplicate:
- Emissione e successiva registrazione dei duplicati,
- Emissione e successiva registrazione delle note di credito cumulative per ciascun acquirente precisando gli estremi di ciascuna fattura duplicata di cui si vuole stornare l’importo complessivo e indicando nel campo “causale”, la dizione “storno totale delle fatture per errato invio tramite Sdi”.
La corretta gestione della compliance IVA
Sulla base del caso presentato nell’interpello si sottolinea l’importanza del presidio dei propri processi amministrativi al fine di una corretta gestione della compliance IVA.
In particolare, risulta estremamente importante monitorare i documenti emessi con quanto presente all’interno del SdI e verificare la corretta contabilizzazione delle fatture messe a disposizione nel portale SdI ai fini della detrazione IVA.