La tenuta e la conservazione dei registri contabili restano concetti ed adempimenti distinti, allo stato attuale resta l’obbligo di conservazione digitale o stampa cartacea. Per il registro informatico l’imposta di bollo è dovuta con F24 ogni 2.500 registrazioni.

I chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate con risposta a interpello n. 236

Con la risposta a interpello n. 236, l’Agenzia delle Entrate precisa che gli obblighi di conservazione (su supporto cartaceo o informatico) dei registri contabili tenuti in modalità elettronica non vengono meno a seguito dell’introduzione dell’art. 7 comma 4-quater del DL 357/94 in quanto la disposizione interessa la tenuta dei registri e non incide sugli obblighi di conservazione.

Il documento di prassi risulta di particolare interesse, poiché chiarisce l’esatta portata dell’art. 7 comma 4-quater del DL 357/94. Tale norma è intervenuta sulla tenuta dei registri contabili elettronici stabilendo l’“obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente”, in deroga alla precedente normativa che ne prevedeva la stampa cartacea entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.

La norma, originariamente riferita ai soli registri IVA, è stata poi estesa a tutti i registri contabili tenuti con sistemi elettronici su qualsiasi supporto dall’art. 12-octies comma 1 del DL 34/2019, conv. L. 58/2019.

Con la richiesta oggetto di interpello, l’istante chiede la conferma di poter procedere secondo i dettati di tale disposizione, in particolare:

• Tenere i registri contabili elettronici aggiornati e memorizzati con e sui propri sistemi elettronici e negli archivi del proprio software gestionale, senza procedere alla conservazione sostitutiva tramite apposizione di marcatura temporale e firma digitale, procedendo alla stampa quando e se sarebbe pervenuta la richiesta degli organi di controllo;
• Determinare l’imposta di bollo sulla base del numero di registrazioni contabilizzate (anziché ogni 100 pagine) e versarla con modello F24 (anziché con contrassegno o F23).

Le Entrate non ritengono che tale procedura possa essere condivisa sottolineano innanzitutto come tenuta dei registri (cui fa riferimento la norma in questione) e conservazione (cartacea o elettronica) sono concetti ed adempimenti distinti, seppur posti in continuità.

Pertanto, l’Agenzia delle Entrate chiarisce che i registri tenuti in formato elettronico:

• ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto, limitatamente al solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro tale momento, però, vanno posti in conservazione nel rispetto del DM 17 giugno 2014, se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati/stampati su carta, in caso contrario.

Si ricorda, che limitatamente al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, il DL 41/2021 ha disposto che il processo di conservazione elettronica si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i tre mesi successivi al termine previsto dall’art. 7 comma 4-ter del DL 357/94, e quindi sostanzialmente entro sei mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.

Considerato che per i soggetti “solari”, il termine per la presentazione del modello REDDITI 2020 è scaduto il 10 dicembre 2020, il processo di conservazione elettronica deve concludersi entro il 10 giugno 2021.

Termini e modalità di versamento imposta di bollo per la conservazione dei registri contabili

Infine, vengono confermate le modalità di liquidazione e versamento dell’imposta di bollo, precisando che, nell’ipotesi di registri e libri contabili tenuti con sistemi informatici, occorre far riferimento al DM 17 giugno 2014 per cui l’imposta è:

• versata con modello F24 – codice tributo “2501” – in un’unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio (art. 6 del DM 17 giugno 2014).
• dovuta ogni 2500 registrazioni (intendersi per tale ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio, ris. n. 161/2007);